[book review] 업무를 효율화하는 시간단축기술 – 나가타 도요시

12 Feb

Title: 업무를 효율화하는 시간단축기술
Author: 나가타 도요시
Translator: 정지영

Review in Three Bullets:

* A typical productivity book with recurring lessons in many other modern age productivity books (프랭클린 플래너를 쓰는 사람의 시간은 다르다, 4 hour work week, etc.)
* Written from the author’s more personal perspective – definitely a few tricks to learn
* A relatively easy read compared to other productivity books

Chapter by Chapter Review:

1) 1교시: 인생의 남은 시간을 가치 있게 보낸다:

– Highlights the fact that our time is only finite; and that we should get the best bang for the buck
– You do this by (a) Determine the set of values/principles that are most important to you; (b) Determine the actions you need to take that are in line with your values and principles (getting more of the value) (c) Then, you allocate the -time- resource into the actions

* Prioritizing:


– One tends to do more of “C” than “B,” that’s one should always allocate a regular time slot for “B” and work C & D around your remaining time


2) 2교시: 일과 인생을 풍요롭게 만드는 이상적인 시간표:

– 인생의 전반에는 시간을 팔고, 인생 후반에는 타인의 시간을 산다
– 중요성의 순서에 따라 짜는 가장 이상적인 시간표
(a) 기초 영역(운동, 휴식, 식사 등)
(b) 부가가치영역 (독서, 공부)
(c) 업무영역

할일 리스트를 작성해야하기전에 체크해야 할 사항:

Check 1: 가치를 실현하기 위한 일인가?
Check 2: 완료의 기준이 무었인가? 기간과 목표 수준이 구체적인가?
Check 3: 하루에 완료 할 수 있는 분량인가? 도중에 질리지 않는가?
Check 4: 한 번만 하는 일인가? 나중에 다시 할 일인가? (create a check list or template, to save time later on)
Check 5: 나만이 할 수 있는 일인가? Or is it possible to delegate / outsource

3) 3교시: 최소 노력으로 최대의 성과를 내는 지적 생산의 방정식:

(a) increase quality (b) increase quantity (c) decrease time/resource input

– spend $$ and resources to increase your productivity (allocate 5~10% of your income)
– determine what to skip/throw away (activities, etc), select well, and focus your resources
– specify your tasks and allocate/divide
– preparation is key
– multitasking (multitask activities that do not require does not require focus with those that do)
– use and apply IT
– create a habitual routines
– work in team (synergy)

4) 4교시:일과 스케줄을 관리하여 목표를 실현한다

– set a goal to finish 80% with 20% of time
– set interim goals in between goals
– set aside 20% of free/cushion time
– share schedules/goals with those around you
– breakdown large tasks into smaller ones
– focus/make use of short, but free time (even 5/10minutes)
– estimate the time it’ll take to complete each task
– focus on items that would take the longest and must be completed first
– check the status everyday, and attempt to resolve any items prone to delays

5) 5교시: 틈세 작업과 집중 작업으로 집중력을 극도로 향상시킨다

– focus in 15 minutes time intervals
– know how long you take to complete a certain task (make use of timers)
– distinguish the tasks that requires focus, and those that do not (do simple/trivial tasks that do not require focus, on your short free time periods)
– have a meeting with your self before a workday, in the middle, and at the end of the workday (preview/review/amend your to-do lists)
– use cloud/online productivity tools
– make use of short/frequent rest periods (detach + anchors, etc)

6) 6교시: 시간 단축의 전문가에게 배우는 생산성을 높이는 사소한 습관
– add labels to computer files than organizing by folders (make use of desktop search function)
– take memo in diagrams (Flow charts)
– practice elevator pitch (talking in 250 words or less)
– think in others perspectives (clients, other stakeholders, etc)
– network with people who have what you don’t have (network by associating/doing an activity rather than social/party circumstances)

7) 7교시: IT을 멀리하면 생산성 전쟁에서 이길 수 없다:
– check out “Type Pilot” & “Jitbit AutoText”
– Check out “Texter” for frequently used long sentences/phrases
– make use of windows short cuts

몇 초까지 아끼는 것은 바보같은 짓일까?

어떤 경영자는 돈에는 살아 있는 돈과 죽은 돈이 있다고 자주 말했다.
“볼펜처럼 아무거나 써도 제구실만 하면 되는 것은 1엔이라도 싼 것을 찾는다. 그러나 우수한 인재 채용, 장래 가능성이 있는 상품 개발, 인맥을 만들기 위한 교류비…, 이런 배용은 아끼면 안 된다. 돈과 노력을 들이는 방법에 따라 미래가 바뀐다.”
나는 당사 “볼펜 살 돈을 아낀다고 해도 12개에 12엔밖에 줄이지 못하는데 인재 모집 광고에 몇 백만씩 들이는 것은 이해를 못하겠다.”라고 반론했지만 이제는 그 경영자의 마음을 이해하게 되었다.
돈의 가치는 무엇을 위해 쓰는가에 따라 결정된다. 잠깐의 쾌락이나 귀찮음 때문에 헛되어 지불하는 돈은 모두 죽은 돈이다. 그러나 미래를 위한 투자는 전부 살아 있는 돈이다. 경영자는 항상 살아 있는 돈을 서야 한다. 돈의 절대치만으로 그 가치를 비교해서는 안 된다.
시간도 마찬가지다. 시간은 단순히 길이로 놀할 수는 없다. 어디까지나 어디에 쓴느지에 따라 시간의 가치가 결정된다.

8) 8교시: 최 단 시간에 문제를 해결하는 시간 단축 사고
– when researching, carry it out so it’s “mutually exclusive, and collectively exhaustive”
– create/use frameworks/templates/check lists, etc (initially time-consuming, but increases efficiency)
– pest, 3Cs, SWOT
– plan, do, check, action
– be analytical, and be able to use/manipulate “data”/numbers

9) 9교시: 회의 시간을 단축하여 팀의 생산성을 높인다
– make sure every meeting participants share the same level of consciousness on “time” and its management
– have shorter/more frequent meetings. Even if an intensive meeting is required – keep it short at 30min to 1hr
– do not have a meeting without an agenda
– if brainstorming is required, have frameworks ready
– use tele-meeting

* Learning from GOOGLE’s meeting culture:
– every agenda item has a estimated time duration pre-set
– meeting notes and timer are both projected
– higher ups have ‘office hours’ like universities
– they have many short meetings/discussions

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Posted by on 2012/02/12 in Self-induced Learning, The Pursuit


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